COME SCEGLIERE IL FORNITORE DEL SERVIZIO LOGISTICO

L’outsourcing delle attività logistiche in Italia è una prassi decisamente consolidata per quanto concerne i trasporti (ormai quasi nessuna azienda possiede un’importante flotta di camion) mentre vive fasi di alterna fortuna per quanto riguarda le attività connesse alla gestione dei magazzini (housing ed handling) facendo rilevare, tra l’altro, una propensione a tale prassi operativa più bassa della media europea.

Indubbiamente decidere di affidare in outsourcing la propria logistica implica di effettuare delle scelte che hanno un impatto rilevante e complesso sull’azienda: si devono affrontare temi di carattere logistico, commerciale, finanziario, economico, etico con risvolti che sicuramente si riversano sulla sfera strategica aziendale, piuttosto che su quella tattica. Per questo motivo le scelte non sono mai semplici da prendere e richiedono un percorso d’analisi ben articolato per evitare di sbagliare, tenendo anche conto che dare in outsourcing la logistica è un processo, come già si è detto, abbastanza complicato ma può essere ancora più complesso affrontare il percorso inverso, cioè riportasi “in casa” la propria logistica a seguito di un ripensamento o di un insuccesso del provider.

L’outsourcing ha molte declinazioni (può essere totale o parziale, speculativo o strategico, di breve o lungo termine, etc.) e si tratta di affrontare il tema con la giusta competenza ed esperienza; Simco ha affrontato per i suoi clienti molti progetti sia tesi a verificare l’opportunità o meno di terziarizzare sia focalizzati nell’implementazione del progetto di outsourcing, dalla scelta del fornitore, all’assistenza all’avviamento, al controllo delle prestazioni.

Per prima cosa si deve bene conoscere la propria situazione per quanto concerne i costi sostenuti, il livello delle prestazioni erogate e attese, la produttività espressa; questo ci permetterà di confrontare i costi che ci propone una 3PL con quelli attualmente sostenuti e con quelli che potremmo ottenere attivando un processo di miglioramento del nostro magazzino introducendo innovazione tecnologica o operando con tecniche di miglioramento continuo. Infatti i processi che si intendono esternalizzare devono essere già oggetto di analisi per l’ottimizzazione; non ci si deve aspettare che se ne preoccupi il fornitore.

Prima di lanciarsi “a testa bassa” in una operazione di outsourcing sarà comunque necessario, in senso più generale:

  • Ragionare con una visione di lungo termine e non solo con un obiettivo di riduzione immediata dei costi
  • Analizzare con cura quali siano le competenze non fondamentali per la sopravvivenza dell’azienda.
  • Effettuare un’attenta analisi dei rischi e valutare le modalità della terziarizzazione (quali infrastrutture e competenze esternalizzare) e il numero dei fornitori cui appoggiarsi
  • Sviluppare un processo di comunicazione all’interno dell’azienda al fine di esplicitare al personale le motivazioni della scelta, i benefici che si otterranno, il nuovo ruolo nell’organizzazione
  • Prepararsi a gestire le fasi di transizione e gli inevitabili problemi connessi al cambiamento
  • Condividere la decisione di procedere a una operazione di outsourcing a tutti i livelli aziendali e il Top Management deve mostrarsi in prima linea come parte del cambiamento assieme al resto dell’organizzazione (change management)
  • Creare una situazione in cui tutti traggono vantaggio dall’outsourcing sia nei confronti del/dei fornitori sia all’interno dell’azienda. Quando i vantaggi sono sbilanciati si generano solitamente benefici più elevati nel breve periodo, ma possibili svantaggi di lungo termine
  • Analizzare l’impatto della terziarizzazione su tre aree fondamentali: personale, processi, tecnologie

Dopo aver analizzato e risolti i temi di tipo più generale si deve entrare nello specifico valutando le ripercussioni sul piano economico e strettamente operativo. Una volta che si sia riscontrata la convenienza economica, situazione che non sempre si verifica, si devono prendere in considerazione i vantaggi ed i rischi di tipo qualitativo: sul fronte dei vantaggi possiamo elencare, a titolo di esempio, certezza e trasparenza dei costi a fronte di un servizio misurato, la variabilizzazione dei costi, la riduzione del capitale di rischio, per contro dovremo valutare i rischi connessi con la perdita di know how specialistico, la maggiore difficoltà a differenziarci rispetto ai concorrenti, l’eventuale perdita di riservatezza e, non ultimo, il rischio di scegliere il fornitore sbagliato.

A questo proposito non è evidentemente sufficiente convocare un certo numero di possibili fornitori e farsi fare un’offerta al fine di individuare il partner migliore; se si vuole avere la certezza sia di non sbagliare azienda sia di “comprare” al meglio il servizio evitando anche in futuro sorprese negative ed eventuali contenziosi è necessario seguire un percorso preciso.

Simco, che ha assistito numerosi Clienti nella scelta o nel rinnovo del contratto di Terze Parti Logistiche, suggerisce di pianificare le tappe del processo di outsourcing sviluppando le seguenti fasi:

  • redazione di una congrua Vendor list (i fornitori devono essere tendenzialmente omogenei: quanti? Di grandi o medie dimensioni? Specialisti o generalisti? Di valenza multinazionale?)
  • redazione delle specifiche funzionali e tecniche per il tender di assegnazione del servizio. Bisogna fare in modo che siano ben comprese le necessità, chiari i valori numerici di flussi e giacenze (articolati per mensilità), articolata la struttura degli ordini, ben definite le prestazioni attese (orari del servizio, orari di cut off, spedizioni ordinarie ed urgenti, attività sporadiche e particolari, etc.)
  • definizione dell’articolazione tariffaria alla quale dovranno attenersi le 3PL che partecipano al tender. Le tariffe contrattualizzate devono esprimere il più fedelmente possibile l’entità delle risorse assorbite così che all’eventuale modificarsi dell’operatività non nascano contenziosi
  • identificazione dei KPI che serviranno per misurare la qualità del servizio espresso dalla 3PL e per impostare un sistema di “premi e penali”
  • richiesta di adeguate e precise informazioni e documentazioni di tipo economico, normativo, operativo, tecnologico
  • audit logistico delle 3PL interpellate ed in particolare dei siti in cui propongono di effettuare il servizio
  • raccolta, commento, omogeneizzazione e tabulazione tecnico/economica delle offerte
  • trattativa e scelta della 3PL
  • pianificazione delle fasi di trasformazione e nell’avviamento delle attività di outsourcing

La scelta se e con chi sviluppare la terziarizzazione è connotata da significativi livelli di complessità e di rischio; avvalersi della professionalità e dell’esperienza di chi ha gestito numerose di queste iniziative rappresenta sicuramente un buon investimento.

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