COME AFFRONTARE IL PROGETTO DI UN MAGAZZINO MODERNO (dal progetto di dettaglio ai collaudi - 3°parte)

Nella prima e la seconda parte dell’articolo abbiamo analizzato il metodo e le fasi per sviluppare in modo appropriato il progetto di riorganizzazione di un magazzino, ora proseguiamo prendendo in esame le attività necessarie per la realizzazione.

IL PROGETTO DI DETTAGLIO E LE GARE D’APPALTO

Il progetto di dettaglio deve essere sviluppato per approfondire tutti quegli aspetti che durante lo Studio di Fattibilità non sono stati (giustamente) affrontati in modo particolareggiato non avendo rilevanza, sotto il profilo economico e funzionale, sulle scelte di fondo. Di solito il progetto di dettaglio innesca una serie di cambiamenti, non sostanziali rispetto alla filosofia del sistema già definito in Fattibilità, ma determinanti per il funzionamento ottimale; manager ed imprenditori sanno bene che relativamente ai benefici che si ottengono dagli investimenti, sia sul piano dei costi sia su quello del servizio, ormai non è più possibile accontentarsi di risultati buoni ma bisogna necessariamente puntare ad ottenere risultati eccellenti.

Durante lo sviluppo di uno Studio di Fattibilità si è deciso, per esempio, che l’operatività dovrà essere assistita da un WMS (software per la gestione operativa) di buon livello e si è tenuto conto dei miglioramenti di efficienza che potrà garantire e dei relativi costi per hardware e software ma non è stato però necessario identificare con precisione ogni singola procedura, analogamente non si è definito il display di picking articolo per articolo ma si sono identificate le regole generali di allocazione dei prodotti, il lay out (posizionamento degli scaffali, percorsi dei trasportatori, esatta capacità dei buffer, dimensionamento delle aree complementari, vie di fuga, etc.) dovrà essere soggetto a perfezionamenti e così via.

Il Gruppo di Lavoro, costituito in precedenza per la realizzazione dello Studio di Fattibilità, deve essere reimpostato assegnando maggior peso a figure professionali che dispongono di know how tecnico piuttosto che orientate a scelte strategiche e finanziarie: sarà pertanto meno necessaria la presenza assidua del Top Management ma sarà opportuno coinvolgere nello sviluppo del progetto esecutivo figure operative, come ad esempio il Capo Magazzino ed eventualmente dei suoi aiuti, il responsabile dei Sistemi Informativi e tutti i Professionisti tecnici coinvolti nella realizzazione.

Per questi ultimi dipenderà molto dal tipo e dall’entità dei lavori che devono essere effettuati sul piano edile e degli impianti generali; quindi a seconda dei casi potremo avere nel Gruppo di Lavoro il Progettista Edile, l’Architetto, i progettisti degli impianti (elettrico, illuminazione, climatizzazione, sicurezza, etc.), il Direttore dei Lavori, l’esperto della sicurezza per le necessarie relazioni con i Vigili del Fuoco e con gli altri Enti e così via. Anche la Società di Consulenza Logistica mette in campo risorse decisamente più tecniche, con conoscenza approfondite relativamente alle tecnologie di material handling, ai sistemi informativi con particolare attenzione alle tecniche di Identificazione Automatica e di comunicazione dei dati, alla contrattualistica e alla gestione dei progetti.

La prima cosa che deve essere fatta nell’affrontare un Progetto di Dettaglio consiste nel verificare i dati già utilizzati, soprattutto quelli coinvolti nei punti di approfondimento; qualora questa fase dovesse partire dopo molto tempo dalla fine dello Studio di Fattibilità (ad esempio si è dovuto aspettare a lungo per ottenere la Concessione Edilizia) la verifica dei dati storici e delle proiezioni deve essere effettuata con più attenzione. Si dovranno altresì reperire ed analizzare altri dati relativi ad aspetti particolari che lo Studio di Fattibilità non ha affrontato; ad esempio se si è ipotizzato di spedire gli ordini con un definito numero di cartoni standard che vengono processati automaticamente su un fine linea di imballo si dovrà studiare con particolare attenzione il profilo degli ordini stessi sotto l’aspetto delle volumetrie coinvolte al fine di decidere con precisione le dimensioni dei cartoni standard.

Alla luce degli approfondimenti che vengono effettuati si definiranno i perfezionamenti da apportare al progetto, sia dal punto di vista del lay out sia dal punto di vista organizzativo e delle procedure operative.

In molti casi per meglio definire questi perfezionamenti può essere di notevole aiuto la simulazione.

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La simulazione dinamica è uno strumento molto potente che consente di verificare mezzi e strategie di funzionamento nel caso di realizzazione di magazzini automatici e tradizionali; si possono per esempio individuare eventuali colli di bottiglia, le cause di insaturazione di persone e mezzi, i tempi di attraversamento e, di conseguenza, dimensionare al meglio le risorse da impiegare e definire le procedure. La simulazione consiste nella realizzazione di un modello dinamico sul computer di ciò che si vuole studiare, ad esempio la testata di un magazzino automatico, raffigurandolo con un lay out preciso e con regole di funzionamento uguali o simili alla realtà; sia attraverso visione del modello dinamico sia mediante l’analisi dei dati forniti dal software si riesce ad individuare se esistono punti di debolezza che non erano emersi in precedenza.

Questo strumento, già molto utilizzato negli Stati Uniti e nel Nord Europa, non è molto diffuso in Italia dove viene utilizzato prevalentemente nei casi più complessi; sarebbe invece opportuno effettuare sempre questo tipo di verifica, anche per realizzazioni semplici o parti di un sistema; l"esperienza di Simco dimostra che tutte le volte che è stata realizzata una simulazione dinamica, il costo necessario per effettuarla si è sempre ampiamente ripagato.

Per realizzare una simulazione è necessario disporre di un programma adeguato (Simco utilizza alcuni software specializzati per le simulazioni logistiche tra i più diffusi e potenti al mondo) e di un know how specifico che permetta di impiegare il software, di realizzare il modello di riferimento, di interpretare i risultati, di attivare le eventuali correzioni alla struttura dell’impianto o delle strategie di funzionamento.

Abbiamo avuto modo di evidenziare in precedenza che alcune azioni relative al progetto possono essere effettuate o coinvolgono realtà terze (consegna di Unità di Carico con determinati standard, documentazione di accompagnamento con identificativi bar code predefiniti, etichette di spedizione con specifici lay out, specifiche politiche di approvvigionamento, etc.); in questa fase del progetto si deve verificare che tutti gli eventi ipotizzati siano praticabili secondo quanto definito. Analogamente se si era immaginato di modificare alcune modalità di servizio ai clienti sarà il caso di effettuare le verifiche e gli approfondimenti necessari.

Terminato lo sviluppo del Progetto Esecutivo si può passare alla individuazione delle aziende che provvederanno a fornire tecnologie e servizi per la realizzazione; a tal fine bisogna redigere una Vendor List (è meglio non eccedere nel numero dei competitor, al massimo 5 per non sprecare inutilmente tempo e risorse) che individui i possibili fornitori in relazione alle caratteristiche specifiche della fornitura (un impianto o una macchina possono essere più o meno complessi e critici nel contesto generale del funzionamento del magazzino) e alla logiche aziendali di scelta dei partner (c’è chi predilige aziende multinazionali e chi invece preferisce lavorare con strutture più piccole e più flessibili, chi necessita di una presenza internazionale e chi privilegia la vicinanza e così via) e una serie di documenti (User Requirement, Specifiche Tecniche, Capitolati d’appalto, Schede prodotto) per definire con precisione le richieste in termini di quantità e prestazioni necessarie.

La redazione delle specifiche funzionali del software di gestione operativa (WMS) è finalizzata a definire le modalità di funzionamento per accettazione e controllo, messa a dimora, uscite e rimpiazzi delle merci, le strategie allocative e l"organizzazione della mappa, l"ottimizzazione del display di picking, i valori che devono essere contenuti nei data base, le interazioni che il WMS deve avere con il software gestionale e quant"altro si ritenga opportuno. É altresì necessario individuare i servizi ausiliari richiesti al software di gestione operativa, a livello di statistiche e di report, e stabilire se lo strumento deve effettuare la pianificazione e il monitoraggio del lavoro di magazzino.

Il documento che si redige dovrà essere completato con la definizione delle interfacce operatore e dell"architettura hardware che si vuole adottare.

Parallelamente ed in analogia con quanto realizzato per il software di gestione operativa è assolutamente opportuno redigere, per le componenti di material handling più importanti dal punto di vista della complessità funzionale e del costo, le specifiche tecniche e i capitolati di appalto per richiedere ai fornitori le offerte e di conseguenza appaltare le forniture. Con questo documento si identificano preventivamente anche le modalità con cui si effettueranno i collaudi d’accettazione. Questo metodo permette di acquistare sempre a prezzi molto interessanti in quanto i diversi competitor, se sono stati scelti in modo omogeneo in base alle loro qualificazioni, sono misurati prevalentemente, seppure non esclusivamente, per la loro proposta economica e per alcuni requisiti tecnici prestazionali/costruttivi essendo quella tecnico/funzionale perfettamente allineata sulla base del progetto esecutivo esplicitato dai capitolati. La mia esperienza e soprattutto quella dei miei clienti, decisamente consolidata in 25 anni di gare d"appalto, dimostra l’estrema efficienza di questa metodologia.

REDAZIONE DEI CAPITOLATI D'APPALTO

I contenuti principali dei capitolati d'appalto sono:

  • funzioni, caratteristiche generali, prestazioni dell'impianto
  • principi costruttivi e caratteristiche tecniche dei componenti d'impianto
  • quantità e dimensione dei componenti
  • marche della componentistica di base
  • modalità di collaudo e accettazione
  • modalità di tempi e fornitura
  • responsabilità e penali

Le modalità di fornitura possono essere diverse:

  • si può optare per una soluzione "chiavi in mano" con supervisione del Gruppo di Lavoro oppure per una fornitura realizzata da più aziende, ognuna specializzata nella propria area; ad esempio nel caso di realizzazione di un magazzino ad alto livello di automazione si potrà verificare la convenienza affinché un’azienda fornisca i trasloelevatori e il relativo sistema di comando ed altre i trasportatori, le scaffalature, i carrelli elevatori, il sistema generale di gestione del magazzino e quant’altro. In questo secondo caso è necessario realizzare un"azione di coordinamento e di verifica decisamente più accurata rispetto alla formula del “chiavi in mano”; se ben gestita, questa seconda soluzione può produrre i migliori risultati sul piano funzionale, economico e dei tempi di realizzazione.

Il momento della scelta del/dei fornitori è uno di quelli più delicati: riteniamo che in questo frangente possa essere molto utile l’esperienza di una Società di Consulenza specializzata che ha modo di affrontare queste tematiche in modo sistematico e di valutare i vari fornitori sulla base dei risultati, e non solo. Simco nel corso dei suoi 25 anni di storia ha avuto modo di affrontare, assieme ai suoi Clienti, centinaia di trattative per l’acquisto sistemi ed impianti per i magazzini, anche molto complessi.

GESTIONE DELLA REALIZZAZIONE DEL PROGETTO

Il Project Manager della logistica, che si raccorderà sempre col Gruppo di Lavoro, deve provvedere alla supervisione di tutte le attività connesse con l"esecuzione dei lavori sino all"effettuazione dei collaudi e dovrà far ricorso a tutte le risorse professionali specialistiche necessarie per ottenere il migliore risultato; uno strumento che si deve necessariamente utilizzare è il Gantt, soprattutto nel caso di progetti lunghi, complessi e ricchi di attività. Ovviamente la gestione dell"avanzamento dei lavori è maggiormente facilitata se si impiegano software specifici che consentono di creare i legami fra le attività, gestire i percorsi critici e così via.

Tra le attività più importanti di questa fase del progetto possiamo elencare:

  • controllo delle specifiche esecutive del WMS; questa attività, definita anche “microanalisi” rispetto a quella di “macroanalisi” relativa agli User Requirement, viene sviluppata assieme al fornitore del WMS e serve per precisare tutti aspetti tecnici o di dettaglio operativo (lay out della schermata dei terminalini, lay out delle etichette pallet, etc.) e per dirimere eventuali criticità
  • verifica dei disegni costruttivi dei vari fornitori di impianti ed attrezzature; devono essere effettuati controlli incrociati (con approvazioni reciproche delle parti interessate) per verificare che non ci siano interferenze; come esempio tipico possiamo citare la verifica tra il posizionamento delle testine sprinkler dell’impianto antincendio, la geometria delle scaffalature e, nel caso di magazzini con trasloelevatori, della traiettoria delle forche telescopiche e del relativo carico
  • expediting delle forniture; con questa attività si effettua il controllo dell’avanzamento e della congruità della produzione presso i vari fornitori, è importante per verificare il rispetto e la sincronia dei tempi di realizzazione
  • collaudi di accettazione funzionali e prestazionali secondo quanto definito nei capitolati; ad esempio si verifica che il WMS effettui correttamente le funzionalità previste, che un impianto di movimentazione e/o delle sue parti realizzino i cicli richiesti, che le tolleranze delle scaffalature definite in contratto (frecce, perpendicolarità, etc.) siano rispettate
  • assistenza all"avviamento; questa fase è particolarmente delicata e deve essere gestita con cura. E" opportuno realizzare un sistema di misurazione delle prestazioni per verificare la congruità dei risultati ottenuti con quelli attesi e che permetta di attivare eventuali rettifiche alla modalità operativa
  • formazione del personale, soprattutto quando le soluzioni tecnologiche adottate sono abbastanza avanzate e ricche di contenuti informatici, consente di motivare maggiormente gli addetti operativi e conseguentemente disporre di persone preparate e non ostili ad affrontare il cambiamento che, come sappiamo, genera sempre delle resistenze. Non bisogna confondere la formazione con l’addestramento, specifico sul funzionamento delle apparecchiature, che deve essere erogato dai specifici fornitori
  • raccolta della documentazione tecnica e dei disegni "as built"; è un’attività abitualmente trascurata della quale si intuisce l’importanza quando è necessario effettuare qualche modifica od effettuare degli interventi di manutenzione.

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In questo modo, non solo avremo realizzato un magazzino che risolve i problemi della nostra azienda, ma anche una struttura in grado di raggiungere/mantenere condizioni operative di eccellenza secondo la logica del "miglioramento continuo".

CONCLUSIONE

Abbiamo avuto modo di evidenziare come il progetto di riorganizzazione di un magazzino, in qualunque segmento si trovi della Supply Chain aziendale, coinvolga problematiche connesse alle strategie complessive dell"azienda e come possa profondamente condizionarle ed esserne condizionato; per questo motivo deve essere affrontato non solo con adeguate professionalità, ma anche con un metodo che consenta di ottenere i migliori risultati con minimo impegno di denaro e nei tempi più brevi possibile.

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