IL PROGETTO DEL MAGAZZINO: PRINCIPALI LINEE GUIDA

Il magazzino ha una differente importanza in relazione alla sua posizione nella Supply Chain, (prodotti finiti, materie prime, materiali di consumo, interoperazionale, etc.) alle sue Utenze, (Clienti interni, come  la produzione o i montaggi, oppure Clienti esterni, come GDO, Retail, Filiali, Estero, etc.)  e alle esigenze del mercato che deve servire. (se l’Azienda è Commerciale o di Distribuzione il magazzino ne è il cuore e il livello di servizio, l’efficienza e le “qualità” del magazzino sono indispensabili).

Nella fase di progettazione, questi differenti tipi di magazzino determinano delle modalità differenziate di Studio?

Sostanzialmente no.

Gli oggetti possono essere diversamente localizzati nella Supply chain, ma la comprensione dei loro problemi e la ricerca delle soluzioni sono, metodologicamente, un’invariante.  

Tutti gli impianti, infatti, devono soddisfare per i loro Clienti dei requisiti comuni; ad esempio l’efficienza, il servizio, la flessibilità operativa, etc. Questi ed altri fattori hanno un effetto immediato sulla competitività e sui costi. L’esperienza del progettista in uno specifico settore di mercato sono un vantaggio tutto sommato modesto: l’elemento vincente per la conduzione di un progetto risiede infatti, principalmente, nel metodo utilizzato per condurlo.

Come muoversi, quindi?progettare_1.jpg

Il primo elemento di metodo utile per effettuare gli Studi nella giusta direzione, consiste nell’aggredire i lavori in modo “integrato”, cioè analizzando il magazzino come parte di un insieme di più estesi confini, in grado di produrre degli effetti sul valore di questo sistema, ma anche esposto a variabili introdotte dal  sistema stesso.

In concreto, lo Studio logistico, impone che il progetto fisico, (lay out, unità di carico, scaffali, carrelli, attrezzature, altro.)  il progetto organizzativo, (chi fa, che cosa, quando e a chi ne risponde in magazzino) il progetto I.T., (software e hardware di processo, funzionalità, etc.) e il progetto gestionale (ad esempio: che cosa, quanto e in che momento compero) debbano incrociarsi e tradursi in scelte univoche conseguenti.

La complessità del progetto suggerisce un’ulteriore linea guida per la progettazione: il team che sviluppa  lo studio, prende le decisioni, effettua gli acquisti e sovrintende al  cantiere deve essere multi disciplinare e governato in modo rigoroso da un unico responsabile (projet leader). Numerose saranno comunque le figure professionali che concorrono al buon risultato finale, come è inevitabile che sia quando l’intervento sul magazzino produce effetti che andranno gestiti in diverse aree aziendali, fra cui riveste molta importanza, e purtroppo spesso viene sottovalutato, quello riferito alle risorse umane, alle loro  competenze e agli skill necessari per gestire il nuovo o il rinnovato impianto.

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Parliamo ora di un  terzo elemento distintivo, a mio avviso  il più importante: la ricerca dei dati logistici di progetto e dei valori di proiezione. Ogni azienda dispone, nel suo sistema informativo, di una base dati utile al progetto che risponde, in primis, a domande di tipo amministrativo e commerciale;  scarso è invece, di solito, l’orientamento dell’I.T. aziendale alle tematiche logistiche. Occorre quindi intervenire sui data base aziendali per selezionare  e aggregare le informazioni necessarie. La ricerca dei dati e la loro proiezione al punto di progetto è, a mio avviso,il passaggio più critico e complesso della progettazione logistica. Ed anche nella verifica della correttezza dei dati raccolti restano, a volte, delle zone d‘ombra.

I principali dati da ricercare sono riferiti:

  • alle giacenze di magazzino, (di norma il dato è disponibile in quantità e valore ma, nei sistemi informativi aziendali è ancora troppo raro disporre di una gestione dei beni di tipo volumetrico e per Unità di Carico); eppure la logistica è soprattutto “volume”…. statico o in movimento, ma pur sempre metri cubi o litri! Le giacenze vanno organizzate secondo la curva di Pareto, valutandone stagionalità e punte; come è noto le scorte di magazzino sono dinamiche per loro natura. Occorre studiare il loro andamento nel tempo in modo da “congelare” gli elementi che ne caratterizzano le maggiori criticità.
  • ai flussi in ingresso e uscita dal magazzino. Varie sono le angolazioni da cui occorre guardare il problema dei flussi. Intanto occorre condurre un’analisi puntuale, referenza per referenza, sapendo come aggregare i risultati per famiglia logistica. I flussi vanno costruiti (secondo le necessità) in righe, pezzi, colli, unità di carico intere, volume, e devono essere leggibili  per canale di vendita, per ordine, per spedizione, senza trascurare i fenomeni di punta, che rappresentano la criticità maggiore della vita quotidiana di un magazzino.
  • al prodotto / merce e alle unità di carico relative. Ogni codice in anagrafica ha sue caratteristiche gestionali, commerciali, produttive e fisiche e deve essere arricchito, in anagrafica, di elementi utili al controllo del processo logistico, primo fra tutti il volume unitario della minima unità di prelievo.
  • alla produttività, nelle diverse sezioni di processo che caratterizzano ogni impianto.

Quando si riesce a congelare quanto elencato in precedenza, e tali valori sono consolidati e validati dal Gruppo di Lavoro, scatta il tema più critico, ovvero le 

  • proiezioni dei dati al punto di progetto. Questo è un aspetto particolarmente complesso e poco codificabile: ogni azienda utilizza il suo specifico metodo di calcolo. L’elemento saliente, di solito, consiste nel sapere trasferire  gli effetti prodotti da un incremento di fatturato sui valori della logistica.

I dati strutturati secondo le linee guida illustrate in precedenza sono una condizione necessaria per un buon progetto, ma non sufficiente. E’ a questo punto dello Studio che le competenze e l’esperienza maturate dal projet leader e dal gruppo di lavoro, permettono di esplorare diverse soluzioni ai problemi da risolvere, sapendo valutare soprattutto sul piano tecnico - economico (costi di investimento e costi di esercizio) la più interessante per la committenza. Anche rispetto a questo problema occorre “pesare” l’importanza che ogni azienda attribuisce ai parametri di valutazione da utilizzare che, inevitabilmente, rispecchiano le maggiori criticità in essere. 

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