UN METODO ADEGUATO PER ATTIVARE CON SUCCESSO IL SOFTWARE DI GESTIONE OPERATIVA DEL MAGAZZINO

I software di Gestione Operativa sono sufficientemente diffusi anche nelle nostre aziende seppure capiti  ancora di trovare chi scambia una semplice gestione della mappa dei posti scaffale per una gestione operativa avanzata, trascurando così le notevoli potenzialità che un WMS può offrire; talvolta si conosce il caso di aziende che hanno tentato di attivare una gestione operativa ma non sono riuscite ad avere successo e, dopo un breve periodo di funzionamento, la si è dismessa tornando al vecchio e tradizionale sistema gestionale.
Queste situazioni denotano come sia abbastanza abituale un approccio superficiale al problema dell’attivazione di un WMS applicando un metodo che semplifica i problemi e che trascura i benefici che si potrebbero ottenere con un’accurata azione per ottimizzare le risorse (spazio, lavoro, attrezzature) e per snellire e velocizzare le attività e il flusso delle merci.

Per conseguire pienamente tali obbiettivi non è sufficiente “comprare” il software, considerandolo alla stregua di una attrezzatura, ma è necessario avviare un preciso percorso di progettazione che coinvolge molti ambiti aziendali, dalla logistica ai servizi informativi, dagli approvvigionamenti alle Risorse Umane e che richiede di essere sviluppato secondo una precisa sequenza di fasi, con tempi appropriati e, soprattutto, con adeguati livelli di professionalità.

Bisogna essere consapevoli che si disporrà di uno strumento molto potente del quale si dovranno sfruttare appieno le potenzialità; per questo scopo si dovranno revisionare, con ogni probabilità, alcuni processi (ad esempio le modalità di effettuazione della preparazione degli ordini, i criteri di spunta delle merci in ricevimento e in spedizione e così via) e si dovranno apportare alcuni aggiustamenti al lay out, magari nelle zone complementari a quella di stoccaggio (ricevimento e controllo da fornitori, imballo e spunta, spedizione). Il capo progetto dell’iniziativa farà in modo che non si verifichino inconvenienti/incompatibilità sul fronte informatico (è anche un tema molto delicato di relazioni con l’IT manager che deve dire la sua ma che deve riconoscere che la guida, sul piano delle funzionalità operative, deve essere del logistico), che i fornitori o la produzione consegnino al magazzino Unità di Carico definite e con precisi criteri di identificazione, che il personale del magazzino sia preparato ad affrontare situazioni nuove e, inizialmente, complesse.

Un elemento chiave del successo consiste quindi nella redazione del documento degli User Requirement affinché siano ben chiare a tutti gli utenti e, in particolar modo, ai possibili fornitori del software, le funzionalità che devono essere espletate e quali siano le strategie che le pilotano.

Queste considerazioni devono essere tenute presenti anche se stiamo parlando di un prodotto maturo; infatti ormai si tende a parlare di software di Supply Chain Execution di cui il WMS ne è solamente una parte. Già in molte aziende si sta valutando la convenienza ad arricchire il software di gestione operativa con moduli aggiuntivi capaci di cogliere nuove opportunità tecnologiche ed organizzative. Mi riferisco in particolare alla possibilità di gestire l’identificazione delle merci, o delle unità di movimentazione, con la RFID, alla opportunità di integrare l’ottimizzazione del lavoro di magazzino con quella, per quanto concerne i tempi di consegna ed i costi, dei trasporti e non ultimo la convenienza ad impiegare un modulo di Labor Management che consenta di rendere il più efficiente possibile l’impiego del personale di magazzino in termini di pianificazione delle attività e di saturazione. Non ultimo deve essere presa in considerazione la possibilità di utilizzare le informazioni del WMS per ottenere in modo affidabile, tempestivo e sistematico degli indicatori di funzionamento per tenere sotto controllo l’andamento
dell’efficienza e per attivare iniziative di miglioramento.

E’ importante recepire ciò che le aziende più avanzate hanno realizzato ma non bisogna commettere l’errore di realizzare progetti “in fotocopia” senza considerare le specificità della propria azienda e gli sviluppi futuri delle necessità e della tecnologia.

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