PROGETTI DA REALIZZARE VELOCEMENTE: UN RISCHIO DA GESTIRE CON PROFESSIONALITA'

E' possibile accorciare i tempi di realizzazione e di avviamento di un progetto complesso senza pregiudicarne la qualità dei risultati? La risposta è positiva solo se si dispongono, direttamente o indirettamente risorse professionali qualificate, con esperienza nella gestione di progetti logistici.

Per prima cosa non si deve avere la frenesia di iniziare “a fare” ma è necessario concentrarsi nel pensare (progettare) in modo accurato “che cosa fare”. Il management ha preso la decisione sulla base di uno Studio di Fattibilità che ha evidenziato, seppure con livelli di dettaglio adeguati, i principi base della soluzione definita, i vantaggi ed i costi che ne derivano, il ritorno dell’investimento e le valenze strategiche (se ci sono) dell’iniziativa. A valle dello Studio di Fattibilità deve essere realizzato un progetto di dettaglio che affini quanto già ideato: questa fase è la più delicata perché definisce la qualità finale dell’iniziativa (quindi dei suoi risultati prestazionali) pur essendo quella che richiede meno tempo rispetto a tutte le fasi dell’intera realizzazione.

Per questo motivo non bisogna insistere nel cercare di ridurne radicalmente la durata in quanto, oltre a recuperare in valore assoluto frazioni di tempo abbastanza insignificanti (non più di poche settimane), si corre il rischio di arrivare a conclusioni tecnico/organizzative non ottimali perché, ad esempio, non si sono approfonditi i dati, non si è dedicato spazio sufficiente per valutate le alternative tecniche connesse a parti specifiche del progetto e così via. E’ meglio approfondire ed essere critici pur impiegando poche settimane in più piuttosto che prendere decisioni sbagliate; si riesce però ad accorciare la durata della progettazione se in tutti i momenti decisionali, anche quelli apparentemente meno cruciali, vi è la presenza del top management: in tal modo diventano minori i rischi di ripensamenti e cambiamenti di rotta.

Unitamente all’inizio del progetto di dettaglio si devono sviluppare attività di project management redigendo un diagramma di Gantt che metta in evidenza le azioni dell’intervento (forniture di attrezzature ed impianti, forniture di software, redazione di procedure, formazione del personale, collaudi; solo per
citarne alcune), le successioni per la realizzazione e le relazioni tra loro; in questo modo si potranno definire gli specifici obbiettivi temporali che dovranno essere rispettati dall’azienda (realizzazione progetti di carattere esecutivo per quanto concerne opere civili ed impianti, redazione della vendor list, assegnazione degli appalti, etc.) e dai vari fornitori, ai quali dovranno essere fornite indicazioni precise ed inequivocabili attraverso la redazione di capitolati tecnici e di user requirement.

Per realizzare queste attività è necessario disporre di un buon livello professionale, arricchito possibilmente da una consolidata esperienza, per individuare sin dal primo momento quali potrebbero essere le fasi cruciali ed evitare di accanirsi sul controllo di attività marginali che non influiscono in modo
critico sulla qualità delle prestazioni, sui tempi e costi di realizzazione.

Sulla base di questi presupposti, semplici nell’enunciazione ma meno facili da mettere in atto, è possibile
realizzare progetti logistici in tempi stretti, non bisogna però incorrere nell’errore di pianificare tempi
irrealistici da rispettare: in questo caso si andrebbe verso un sicuro fallimento delle aspettative o, ancora
peggio, verso un risultato insoddisfacente.

 

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